¿Cómo montar y tramitar la puesta en Funcionamiento de una Consulta de Fisioterapia (y consultas médicas en general)?

Hoy vamos a comentar los requisitos, necesidades y procedimientos para obtener la licencias de actividad y autorización sanitaria de una consulta de Fisioterapia, aunque es válido igualmente para cualquier actividad Sanitaria que no requiera equipamientos electromecánicos fijos (sillones podológicos, sillón de dentista, TAC, ortopantomógrafo,…), es decir, que valdría igualmente para consultas médicas «sencillas»: medicina general, dermatología, pediatría, logopedia, psicología, etc…

Requisitos generales.

Actualmente, una de las líneas de acceso al mundo laboral de los fisioterapeutas consiste en la creación de una consulta o centro de fisioterapia privado. La finalidad de esta guía es dar información básica y orientativa sobre los trámites y los requisitos necesarios para el ejercicio libre de la profesión dentro de los parámetros legales.

Para crear un centro/consulta o servicio sanitario de fisioterapia se tiene que tramitar:

– Licencia de actividad en el Ayuntamiento correspondiente.

– Autorización administrativa funcionamiento de centro sanitario en la Consejería de Sanidad.

– Alta fiscal y de seguridad social (alta autónomo) como persona física o jurídica.

Normativa.

Se tiene que cumplir la normativa específica de centro/consulta o servicio sanitario y cumplir con lo ordenado en las leyes con contenido aplicable al ámbito sanitario:

– ORDEN 1158-2018, de 28 de mayo, por la que se regulan los requisitos técnicos generales y específicos de los centros y servicios sanitarios sin internamiento, y de los servicios sanitarios integrados en organización no sanitaria en la Comunidad de Madrid.

Eliminación barreras arquitectónicas

Básicamente, la norma exige que las puertas del Centro tengan una anchura mínima de 0,80 metros, los pasillos de 1,20 m. al menos hasta donde se ofrezcan los tratamientos.

Licencia de actividad de centros de fisioterapia de nueva apertura.

a. Introducción.

La licencia de actividad es un documento municipal obligatorio para que en un local se pueda ejercer una activad comercial, industrial o de servicios (en nuestro caso servicios de fisioterapia). La licencia de actividad acredita el cumplimiento de las condiciones de habitabilidad y uso de una actividad determinada.

En Madrid la normativa está recogida en la Ordenanza para la apertura de actividades económicas en la ciudad de Madrid

Existen dos tipos de licencia en función del impacto medio ambiental: inocuas y específicas. En el caso de la fisioterapia, el tipo de actividad es inocua y puede solicitarse mediante declaración responsable (siempre que el local no supere la superficie que establece cada Ayuntamiento o no tenga una protección arquitectónica específica).

Si se tiene que hacer obra y realizar algún cambio estructural en el local para adaptarlo es necesario, por lo general, solicitar además una licencia de obras.

b. Trámite

a. Conocer el tipo de actividad utilizando la Web del Ayuntamiento.

b. Documentación que hay que entregar para la actividad (declaración responsable):

Solicitud en modelo oficial.

El titular de la actividad podrá realizar su actuación urbanística para implantar, o modificar su actividad, con la presentación del modelo normalizado de declaración responsable aprobado por el Ayuntamiento, debidamente cumplimentado, y acompañado, como mínimo, de los siguientes documentos:

a) Proyecto técnico o memoria justificativa suscritos por técnico competente o documentación descriptiva que en cada caso proceda de acuerdo con la normativa vigente.

b) Justificante del pago de la tasa municipal o, en su caso, acreditación del pago del precio a la entidad colaboradora de su elección.

Atendiendo a las peculiaridades de cada caso concreto, deberá aportar también:

a) Acreditación del pago de los tributos y exacciones que correspondan.

b) Escritura de constitución de la persona jurídica titular de la actividad, en su caso.

c) Documento acreditativo de la representación, en su caso.

Autorización administrativa de centros/consultas y servicios sanitarios.

Se solicita en la Consejería de Sanidad de la Comunidad de Madrid (calle Espronceda, 24), aunque actualmente es obligatorio e indispensable el presentar toda la documentación necesaria de forma telemática).

Los centros, servicios y establecimientos sanitarios, cualquiera que sea su nivel, categoría o titular, precisarán de autorización administrativa para su instalación, así como para las modificaciones y alteraciones sustanciales en su estructura y régimen inicial, autorización administrativa para su funcionamiento y autorización de cierre.

Las autorizaciones administrativas, reguladas por este Decreto, serán las siguientes:

a) Instalación: Autorización que será exigida para los centros, servicios y establecimientos sanitarios de nueva creación que implique la realización de obra nueva y para aquellos centros, servicios y establecimientos sanitarios, cuyas modificaciones pretendidas, impliquen alteraciones sustanciales o significativas en su estructura o instalaciones.

b) Funcionamiento: Autorización que faculta a los centros, servicios y establecimientos sanitarios, públicos y privados, de cualquier clase o naturaleza, para realizar su actividad, siendo preceptiva con carácter previo al inicio de la misma.

c) Modificación: Autorización que solicitarán los centros, servicios y establecimientos sanitarios que realicen cambios no sustanciales o significativos en su estructura, varíen su oferta asistencial o realicen cambios en su titularidad.

d) Cierre: Autorización necesaria en los casos en que se pretenda finalizar, suprimir o cerrar de manera definitiva un centro, servicio o establecimiento sanitario.

La autorización de funcionamiento es la que faculta a los centros, servicios y establecimientos sanitarios para realizar su actividad.

A la correspondiente solicitud se acompañará la siguiente documentación:

a) Documento acreditativo de la personalidad (DNI) del solicitante y, en su caso, de la representación que ostente. Si el solicitante es una persona jurídica, deberá adjuntar una copia de los estatutos de la sociedad, además de una copia certificada del acuerdo, del órgano correspondiente, de creación del centro, servicio o establecimiento.

b) Documento acreditativo de la titularidad de la disponibilidad jurídica del inmueble (contrato de alquiler o compra) en el que se va a ubicar el centro, servicio o establecimiento sanitario.

c) Memoria explicativa de la naturaleza, fines, y actividades del proyecto presentado, con especial indicación de la cartera de servicios que se va a ofertar.

d) Planos de conjunto y de detalle que permitan la perfecta identificación y localización del centro, servicio o establecimiento sanitario, así como la localización del mobiliario.

e) Detalle del equipamiento.

f) Plantilla definitiva del centro, servicio o establecimiento sanitario, suscrito por el Director Técnico del mismo, comprensiva de todos los profesionales sanitarios que presten sus servicios en él, cualquiera que sea su relación jurídica.

g) Títulos académicos de los profesionales sanitarios del centro, servicio o establecimiento sanitario, así como certificado de colegiación expedido por el Colegio Profesional correspondiente, en su caso, y aportación de la póliza de responsabilidad civil de los profesionales sanitarios que ejerzan su actividad profesional en los mismos.

h) Póliza contractual de seguros, del continente y contenido del centro, servicio o establecimiento sanitario.

i) Si existe relación con otras unidades o servicios, ajenos a las instalaciones del centro, servicio o establecimiento sanitario, en caso de ser necesarios para la atención de los pacientes, deberán presentar documentación acreditativa a tal efecto.

j) Acreditación de la inscripción en el Registro de Pequeños Productores de Residuos Peligrosos de la Consejería de Medio Ambiente y Ordenación del Territorio de la Comunidad de Madrid, en el supuesto de centros productores de residuos biosanitarios.

k)  Acreditación de que se observan las normas que sobre prevención de riesgos laborales.

l) Documento justificativo del abono de las correspondientes tasas.

m) Documento que acredite que las instalaciones sanitarias cumplen con los requisitos técnicos mínimos establecidos por el R.D. 414/1996, de 1 de marzo, referente al marcado CE.  Se trata de acreditar que el equipamiento sanitario tiene el marcado CE.

Los centros sanitarios deben tener a disposición del público las Hojas de reclamaciones, que suministra la propia Consejería de Sanidad.

REQUISITOS FÍSICOS DEL CONSULTORIO DE FISIOTERAPIA

1. Requisitos generales de los locales: Deben tener las siguientes áreas diferenciadas:
2. Recepción y sala de espera (Zona de espera). No se exige una superficie mínima, se exige que sea proporcional a la consulta.
3. Zona asistencial. Debe disponer de una sala de exploración y tratamiento, que podrá ser independiente o estar integrada en la sala de consulta. Esta sala deberá ser independiente cuando exista riesgo de contaminación en función de la actividad desarrollada.

En cualquier caso debe tener una camilla, 1 mesa de entrevistas y 3 sillas (tipo confidente o similar) y un lavamanos o dispensador de gel antibacterial.

• Zona de instalaciones y servicios generales. Es la zona de archivos, almacenes, etc.:
• Aseos: Estarán integrados en el centro para uso de los pacientes. Dispondrán de lavamanos e inodoro, dispensador de jabón, toallas desechables y/o secamanos de aire caliente y cubo de pedal o similar. Se podrán utilizar aseos comunes como propios siempre que estén en la misma planta y sin barreras arquitectónicas en su acceso.

En cuanto a las barreras arquitectónicas internas, se cumplirán, además, las siguientes condiciones:

• Si el centro dispone de más de un nivel, se garantizará el transporte vertical. No será preciso salvar dicho desnivel si en la planta de acceso del centro o servicio se pueda prestar la asistencia sanitaria y tenga instalados aseos y zonas de espera para pacientes.

Los suelos, paredes y techos en las zonas asistenciales. De instalaciones y servicios generales serán de materiales lisos y lavables.

• Requisitos específicos:
• En los puestos de tratamiento básico o cabinas se garantizará la privacidad del paciente.
• En el área de tratamiento existirá, al menos, un lavamanos (o dispensador de gel antibacterial) que pueda dar servicio a uno o varios puestos.
• Las zonas de circulación deberán tener unas dimensiones que permitan el paso de sillas de ruedas, debiendo adoptar las medidas necesarias para que la apertura de las puertas o cualquier otro elemento instalado no suponga un obstáculo para el paso.

OBLIGACIONES COMUNES

Todos los centros, servicios y establecimientos sanitarios a que se refiere este Decreto están obligados a:

a) Exhibir, en lugar bien visible al público, el documento acreditativo de autorización de funcionamiento y de inscripción en el Registro de Centros, Servicios y Establecimientos Sanitarios, así como las plantillas y relaciones de puestos de personal sanitario.

b) Consignar, en su publicidad, el número de registro otorgado por la Autoridad sanitaria al concederle la autorización y utilizar, sin que induzca a error, términos que sugieran la realización de actividad sanitaria para la que cuenten con autorización.

c) Facilitar a la Autoridad sanitaria el control e inspección de sus actividades, organización y funcionamiento, incluidas las de promoción y publicidad, así como la obligación de elaborar y comunicarle las informaciones y estadísticas sanitarias que les sean solicitadas, sin perjuicio de la garantía del derecho a la intimidad de las personas.

d) Exponer al público la cartera de servicios autorizados en función de la titulación de sus profesionales o técnicos, así como información accesible sobre los derechos y deberes de los usuarios.

e) Disponer de hojas de reclamaciones y sugerencias a disposición de los usuarios según los modelos establecidos por la Consejería de Sanidad y Consumo, así como carteles anunciadores de su existencia.

f) La conservación de la documentación clínica.

g) La identificación del personal de los centros, servicios o establecimientos que deberá exhibir en lugar visible de su indumentaria.

h) La designación de un director que asuma la responsabilidad del centro, servicio o establecimiento sanitario.

i) La obligación de notificar cualquier modificación que pueda afectar a las condiciones bajo las que fueron otorgadas las autorizaciones que regula el presente Decreto.

REQUISITOS LABORALES / FISCALES

Un centro/consulta/servicio se puede iniciar mediante persona física o persona jurídica.

a. Persona física. Es lo que se denomina ser autónomo. Para poder tramitarlo se debe realizar el alta fiscal en las delegaciones de la Agencia Tributaria y el alta en la seguridad social. En el caso de varios autónomos se puede contemplar la posibilidad de crear una comunidad de bienes o sociedad profesional.

Para darse de alta en la Agencia Tributaria, hay que presentar debidamente completado el impreso 037, de alta en el censo. En este documento hay que indicar los datos personales, si se va a utilizar un local para el desempeño de la actividad, el epígrafe fiscal (en nuestro caso es el 836 que corresponde a fisioterapeutas y auxiliares técnicos sanitarios).

A continuación hemos de marcar que estamos exentos del IVA y, en cuanto al IRPF, hay que indicar el régimen de estimación directa normal o simplificada (esta última es la mas habitual).

Después hay que personarse en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), con el impreso TA 0521 debidamente relleno, para darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), con las bonificaciones y deducciones que procedan. Aquí habrá que optar por una serie de contingencias y, en su caso, por una Mutua de Accidentes.

Los trámites de constitución de una comunidad de bienes son similares a los de otras formas jurídicas. Será necesario:

• Suscripción del contrato de constitución.
• Obtención del CIF
• Liquidación del impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos jurídicos.
• Alta en el I.A.E
• Y, por supuesto, el alta en el RETA de todos los comuneros que presten los servicios profesionales.

b. Persona jurídica (sociedades profesionales). Es un sujeto de derechos y obligaciones que existe, pero no como individuo, sino como institución y que se crea por una o más personas físicas para cumplir un objeto social. Con la entrada en vigor de la nueva ley, la creación de sociedades de fisioterapeutas debe constituirse necesariamente como sociedad profesional. El trámite de creación de una sociedad profesional es el siguiente:

Realización del contrato de sociedad profesional mediante escritura pública ante notario donde se recogerán los datos según el tipo de sociedad y, en todo caso expresará:

– La identificación de los otorgantes. Se necesitará el DNI.

– El colegio profesional al que pertenecen los socios (se necesitará el Certificado de colegiación de los socios).

– La actividad o actividades profesionales que constituyan el objeto social.

– La identificación de las personas que sean los administradores y representantes.

– Inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil.

– Con esta inscripción la sociedad profesional adquiere personalidad jurídica.

– Inscripción de la sociedad en el Registro de Sociedades del colegio profesional al que pertenezcan sus socios.

– Alta en el IAE (impresos 036 o 037)

– Alta de los administradores que presenten sus servicios profesionales y socios, en determinadas circunstancias.

Las sociedades mercantiles están obligadas a llevar la contabilidad, con arreglo al Plan General Contable.

Y, en todos los caso, cumplir con las obligaciones formales y fiscales con arreglo al sistema elegido.

Normativa legal específica.

a. Protección de datos

La normativa de protección de datos se aplica a los datos personales que se encuentran en cualquier soporte, ya sea automatizado o no automatizado (papel) y que permite que sean tratados, en cualquier modalidad de uso posterior de estos datos por parte del sector público o privado.

Se designa a un responsable de fichero que es la persona física o jurídica, que sólo o conjuntamente con otros decidan sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos personales contenidos en el fichero, aunque no lo haga materialmente.

Antes de iniciar cualquier tratamiento de datos personales, el responsable del fichero deberá notificar el fichero, solicitar su inscripción en el registro de protección de datos correspondiente y obtener la inscripción.

El alta del fichero es gratuita y se realiza en la Agencia Española de Protección de Datos cumplimentando un sencillo formulario. Este formulario se puede presentar:

– Por correo postal. Una vez impreso el formulario se crea un pdf que se tiene que firmar y enviar a:

Agencia Española de Protección de Datos

C/ Jorge Juan, 6 28001- Madrid

– Con firma electrónica. Después de cumplimentar el formulario pulsar el botón “Finalizar formulario” y se envía los datos. Posteriormente se recibe una confirmación de envío correcto.

Los centros de fisioterapia se consideran de titularidad privada con datos de nivel de seguridad alto (debido a que son datos sanitarios) y se establecerán medidas de seguridad que en resumen son:

Restringir el acceso a los datos únicamente a los usuarios autorizados (archivos y habitaciones cerradas con llave, claves y contraseñas de ordenador, etc).

– Registro de entrada y salida de soportes (únicamente el responsable del fichero puede autorizar que los datos puedan salir).

– Auditorias cada dos años para verificar el cumplimiento de los requisitos.

– Establecer los procesos para la realización de las copias de seguridad y su recuperación (en el caso de ficheros informáticos)

– Realizar un documento de seguridad. Se trata de un documento interno del centro en el que se regulan las medidas de seguridad aplicables a toda la información en cualquiera de sus soportes (manual, informático o audiovisual). Este documento debe estar siempre actualizado. La Agencia pone a disposición de los usuarios una guía/modelo de documento de seguridad.

b. Información y derechos del paciente

1. Consentimiento informado. Cualquier intervención en el ámbito de la salud requiere que la persona afectada haya dado su consentimiento específico y libre y haya sido informada previamente, de acuerdo con la ley. Este consentimiento debe realizarse por escrito en los casos de intervenciones quirúrgicas, procedimientos diagnósticos invasivos y, en general, cuando se llevan a cabo procedimientos que conlleven riesgos e inconvenientes notorios y previsibles, susceptibles de repercutir en la salud del paciente.

El documento de consentimiento debe ser específico para cada supuesto, sin perjuicio de que se puedan adjuntar hojas y otros medios informativos de carácter general. Este documento debe contener información suficiente sobre el procedimiento de que se trata y sobre sus riesgos.

En cualquier momento la persona afectada puede revocar libremente su consentimiento.

El Colegio de Fisioterapeutas ha elaborado una serie de consentimientos informados que requieren algunos tratamientos de fisioterapia y que están al alcance de los colegiados a través de la página Web.

Son situaciones de otorgamiento del consentimiento por sustitución:

a) Cuando el enfermo, a criterio del médico responsable de la asistencia, no es competente para tomar decisiones, porque se encuentra en un estado físico o psíquico que no le permite hacerse cargo de su situación, el consentimiento se debe obtener de los familiares de éste o de las personas que están vinculadas.

b) En los casos de incapacidad legal, de acuerdo con lo establecido en el Código civil.

c) En los casos de personas que no pueden decidir sobre su tratamiento, por hallarse incapacitadas temporalmente.

d) En el caso de menores, si éstos no son competentes, ni intelectual ni emocionalmente, para comprender el alcance de la intervención sobre la propia salud, el consentimiento debe darlo el representante del menor, habiendo escuchado, en todo caso, su opinión si es mayor de doce años. En el resto de casos, y especialmente en casos de menores emancipados y adolescentes de más de dieciséis años, el menor debe dar personalmente su consentimiento,

2. Historia clínica. La historia clínica comprende el conjunto de los documentos relativos a los procesos asistenciales de cada paciente, con la identificación de los médicos y de los demás profesionales que han intervenido en ellos, con objeto de obtener la máxima integración posible de la documentación clínica de cada paciente, al menos, en el ámbito de cada centro.

Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial.

Aunque la ley no lo dice expresamente, sería conveniente que en la misma historia quedase plasmado el consentimiento del paciente para el tratamiento de sus datos, a la vez que declare conocer donde ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cese y oposición.

d. Prevención de riesgos laborales

La prevención es el conjunto de actividades o medidas adoptadas en todas las fases de actividad de la empresa con el fin de evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo.

a. La organización de la actividad preventiva es siempre obligatoria para el empresario que tenga trabajadores contratados. Existen diferentes posibilidades para llevar a cabo:

– Asumiendo personalmente la actividad preventiva.

– Designando a uno o varios trabajadores para llevarla a cabo.

– Constituyendo un servicio de prevención propio (o mancomunado).

– Contagiando a un servicio de prevención ajeno (SPA).

Hay que tener presente que estas opciones no son excluyentes. Así, es perfectamente posible y relativamente habitual en la práctica que el empresario asuma una parte de las actividades preventivas y el resto los encargues a un servicio de prevención ajeno, o que una parte de las actividades preventivas se cubran a través de trabajadores designados y el resto mediante un servicio de prevención ajeno.

b. El empresario asume directamente la actividad preventiva El empresario sólo puede asumir personalmente la actividad preventiva cuando se cumplan los siguientes requisitos:

– Que la empresa tenga hasta diez trabajadores.

– Que la actividad de la empresa no se incluya entre las enumeradas en el Anexo I del Reglamento de los Servicios de Prevención.

– Que el empresario desarrolle su actividad de forma habitual en el centro de trabajo.

– Que el empresario tenga y pueda acreditar la capacidad necesaria para desarrollar las actividades preventivas que asume. Existen cursos tanto presenciales como online que habilitan para realizar esta actividad en la empresa.

Además, hay que tener presente que a pesar de cumplir con estos requisitos el empresario no puede asumir nunca la vigilancia de la salud, que se debe cubrir obligatoriamente a través de un servicio de prevención ajeno.

c. Designando a uno o diversos trabajadores. Siempre que no sea obligatorio constituir un servicio de prevención propio cualquier empresa puede adoptar esta modalidad de organización preventiva. El único requisito que se exige a los trabajadores designados es que tengan la capacidad necesaria para desarrollar las actividades preventivas que se les encomienden. No se requiere expresamente la exclusividad y, por tanto, estos trabajadores pueden compatibilizar las actividades preventivas con otros trabajos ordinarios.

El número de trabajadores designados, así como los medios que el empresario ponga a su disposición y el tiempo de que dispongan para la ejecución de su actividad deben ser los necesarios para cumplir adecuadamente con sus funciones.

d. Concertar la actividad preventiva con un Servicio de Prevención Ajeno (SPA)

Cualquier empresa puede concertar la actividad preventiva con un SPA, salvo que esté obligada a constituir un Servicio de Prevención Propio (SPP).

Los SPA son entidades especializadas y acreditadas por la autoridad laboral con capacidad constatada para poder realizar actividades de prevención, de asesoramiento y de apoyo que puedan requerir las empresas que los concierten.

La decisión de concertar la actividad preventiva con uno o varios servicios de prevención ajenos, los criterios que se deben tener en cuenta para la selección de la entidad con la que se vaya a concertar dicho, así como las características técnicas del concierto, se debatirán y, en su caso, acordaran, con los delegados de prevención o en el seno del comité de seguridad y salud de la empresa.

El empresario que decida desarrollar la actividad preventiva a través de uno o varios servicios de prevención ajenos a la empresa, deberá concertar por escrito la prestación.

Las entidades especializadas que actúen como servicios de prevención ajenos deberán mantener a disposición de las autoridades laborales y sanitarias competentes una memoria anual en la que incluirán de forma separada las empresas o centros de trabajo para los que ha prestado servicios durante el período mencionado, indicando en cada caso la naturaleza de estos.

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